home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC-SIG: World of Education / PC-SiG's World of Education.iso / run / 3312 / fe.exe / CHPT4.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-03-07  |  20KB  |  460 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                                             page 4-1
  5.  
  6.                           CHAPTER 4:  EDITING
  7.  
  8. In this chapter we will look at the many editing features of FREE &
  9. EASY.  FREE & EASY can be used as a text editor if you wish (to produce
  10. DOS batch files for example).  The edit features work on the cells and
  11. ranges of the sheet as well as the text.  You will find that these
  12. features allow you to make extensive modifications to a sheet without
  13. much difficulty.  FREE & EASY also has complete search-and-replace
  14. capabilities, allowing you to find text in the sheet and easily change
  15. it.  The editing features are found in the "eDit" pull-down menu.
  16.  
  17.  
  18. Edit Defaults
  19.  
  20. The cut-and-paste features of FREE & EASY (menu items "dElete", "cUt to
  21. clipboard", "Copy to clipboard", "copY from clipboard") can work on
  22. text, cells, ranges or any combination of these.  To choose which of
  23. these the editing features will work on, use the "edit Defaults ..."
  24. menu item.
  25.  
  26. On the "Edit Defaults" pop-up menu, you can also change the tab
  27. settings of FREE & EASY.  If you press TAB, the cursor will go to the
  28. next tab setting.  If you press shift-TAB, the cursor will go to the
  29. previous tab settings.  The spacing between the tab settings can be
  30. varied from 1 to 50.
  31.  
  32.  
  33. Highlighting
  34.  
  35. On several menu items, you must highlight an area of the sheet before
  36. doing the operation.  To highlight an area of the sheet, select the
  37. "Highlight" menu item or press control-H.  This puts you in highlight
  38. mode.  The highlighted area of the sheet always appears as a rectangle.
  39. One corner of the rectangle stays anchored in the same spot, and the
  40. opposite corner (corner with the cursor) moves and changes the box
  41. size.  Use the regular cursor control keys (e.g. up, down, tab, page
  42. up, etc.) to move the cursor in highlight mode.  F5 and F6 can be used
  43. to change the corner of the highlighted box in which the cursor is
  44. found.  If F7 is pressed, the mode of highlighting changes so that
  45. instead of changing the size of the box, the cursor control keys change
  46. the whole position of the highlighted box.
  47.  
  48. "Escape" can be pressed to cancel the highlighting operation, and the
  49. highlighted box will disappear.  If Enter is pressed, the cursor
  50. returns to the original position and the box stays highlighted.  At
  51. this point if you press any key (except those used in calling up a
  52. pull-down menu or a short-cut key combination to act on a highlighted)
  53. the highlighted box will disappear.
  54.  
  55.  
  56. The Clipboard
  57.  
  58. The clipboard is a temporary area of computer memory set aside by FREE
  59. & EASY to store data.  This data can be text, cells, ranges or any
  60. combination of these depending on the edit defaults.  The amount of
  61. memory used by the clipboard expands and contracts depending upon what
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                                             page 4-2
  71.  
  72. is in it.  When using the clipboard, you may get an "out of memory"
  73. error, especially if several sheets are loaded into FREE & EASY and you
  74. are trying to put a large amount of data to the clipboard.
  75.  
  76.  
  77. Delete
  78.  
  79. This command is used to delete a highlighted area of the sheet.  This
  80. command will delete text, cells, ranges or any combination of the three
  81. depending on the edit defaults.  Once the area of the sheet that you
  82. want to delete has been highlighted, use the "dElete" menu item.  If
  83. you attempt to use this menu item without a highlighted area, you will
  84. get a "nothing has been highlighted" error message.  Once the area has
  85. been highlighted, you can also hit the delete key to delete the area.
  86. If nothing has been highlighted and you hit the delete key, only the
  87. text at the cursor is deleted, and all text to the right of the cursor
  88. moves left one space.  If you wish to delete a character without moving
  89. text to the right of the cursor, use the space bar.
  90.  
  91. If you are deleting cells or ranges, the entire cell or range must be
  92. within the highlighted area to be deleted.  Use this command with
  93. caution since once something has been deleted there is no way to get it
  94. back.
  95.  
  96.  
  97. Copy to Clipboard
  98.  
  99. The "Copy to clipboard" menu item is used to make a copy of what is
  100. highlighted on the sheet in the clipboard.  The sheet is not affected
  101. by this command.  If you use this menu item and nothing has been
  102. highlighted, you get a "nothing has been highlighted" error message.
  103. This command will copy text, cells, ranges or any combination of the
  104. three depending upon the edit defaults.  When you use this command,
  105. whatever is presently in the clipboard is erased.  There is no way to
  106. get this data back.  The new data is then put into the clipboard.
  107.  
  108. If you are copying cells or ranges, the entire cell or range must be
  109. within the highlighted area in order to be copied to the clipboard.  If
  110. an area of the sheet is highlighted, you can use the Insert key as a
  111. short-cut key for this command.  If you press the Insert key and no
  112. text has been highlighted, you just toggle between insert mode and
  113. overstrike mode.
  114.  
  115.  
  116. Cut to Clipboard
  117.  
  118. The "cUt to clipboard" menu item copies the highlighted area of the
  119. sheet to the clipboard and then deletes the highlighted area from the
  120. sheet.  In effect, this command does the "Copy to clipboard" operation
  121. followed by the "dElete" operation.  All aspects of these two menu
  122. items thus apply to this menu item as well.  If an area of the sheet
  123. has been highlighted, you can use the shift-Delete as a short-cut for
  124. this menu item.
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                             page 4-3
  137.  
  138. Copy from Clipboard
  139.  
  140. The "copY from clipboard" menu item puts a copy of the contents of the
  141. clipboard at the present cursor position.  The contents of the
  142. clipboard remain intact.  This means that you can make copies of the
  143. same clipboard contents at several locations in the sheet, or even in
  144. other sheets.  You can also use the shift-Insert key to do this
  145. command.
  146.  
  147. If you attempt this menu item and the clipboard has no contents, then
  148. you get "the clipboard is empty" error message.  If, when you use this
  149. menu item the clipboard contents will go off the edge or bottom of the
  150. sheet, then you will get a "text cannot fit at this location" error
  151. message.
  152.  
  153. This command puts whatever is in the clipboard on the sheet at the
  154. current cursor position regardless of what the present edit defaults
  155. are.  For example, if you used the "Copy to clipboard" menu item with
  156. "include cells" set to "yes", and then you set "include cells" to "no"
  157. and used this command, the cells in the clipboard would still be copied
  158. to the sheet.
  159.  
  160. If necessary when you use this command, FREE & EASY will remove text or
  161. cells to make room for the data being copied from the clipboard to the
  162. sheet.  If this is the case, FREE & EASY will warn you that data will
  163. be lost and ask for confirmation that you want to proceed.  Cells only
  164. partially within the block where the clipboard contents will be copied
  165. to will also be removed.  Ranges are not removed by this command.
  166.  
  167. If there is a cell in the clipboard with a name the same as that of a
  168. cell already on the sheet, when FREE & EASY copies the cell in the
  169. clipboard to the sheet, it will not copy the cell's name.  This is
  170. because two cells in the sheet cannot have the same name.  If there is
  171. a range in the clipboard with a name the same as that of a range
  172. already on the sheet, FREE & EASY will not copy that range to the
  173. sheet.  That is because two ranges in the sheet cannot have the same
  174. name.
  175.  
  176. Remember that sheet locations in cell contents can be relative to the
  177. cell location or absolute.  Thus if you move or copy the cell, the
  178. sheet location which is relative in the cell contents changes according
  179. to that new location of the cell.  If because of the new location of
  180. the cell, the cell contents have a location which is off the sheet, the
  181. location in the cell contents that is shown will be off the sheet.  An
  182. evaluation error will occur for this cell when it is evaluated.  (The
  183. location can come back onto the sheet if the cell is moved again).
  184.  
  185. When cells are copied from the clipboard to the sheet, they are not
  186. automatically evaluated.  You must use one of the cell evaluation
  187. commands to do this.
  188.  
  189.  
  190. Clear Clipboard
  191.  
  192. The "cLear clipboard" menu item removes all the contents of the
  193. clipboard.  If the clipboard contains a large amount of data (the
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                                             page 4-4
  203.  
  204. entire contents of a sheet could be in the clipboard if the entire
  205. sheet is highlighted before using "cUt to clipboard" or "Copy to
  206. clipboard" menu items) and an "out of memory" error message is given,
  207. this menu item can be used free up more memory.  Once this command has
  208. been given, there is no way to recover what was in the clipboard.
  209.  
  210.  
  211. Clear All Text
  212.  
  213. The "clear all Text" menu item removes all text from the sheet.  Cells
  214. or ranges are not affected.  FREE & EASY asks for confirmation that you
  215. really want to do this before proceeding.
  216.  
  217.  
  218. Clear All Text, Cells and Ranges
  219.  
  220. The "clear All text, cells, ranges" menu item removes all data from the
  221. sheet.  Only the file name remains.  FREE & EASY asks for confirmation
  222. that you really want to do this before proceeding.  This command is
  223. useful if you want to start from scratch on a sheet.
  224.  
  225.  
  226. Inserting or Deleting Rows or Columns
  227.  
  228. The "Ins/del rows or columns ..." menu item leads to a pop-up menu
  229. which allows you to insert or delete a desired number of rows or
  230. columns on the sheet.  These commands are useful if you want to make
  231. room for more data on the sheet or eliminate a large amount of data.
  232. Use these commands with care since all the affected parts of the sheet
  233. are not necessarily seen on the monitor.
  234.  
  235. The "insert Row(s) ..." menu item is used to insert rows (or lines) on
  236. the sheet.  You are asked to specify the number of rows to insert.  The
  237. number of rows specified will be inserted at the present cursor
  238. position.  All text, cells and ranges at or below the cursor are pushed
  239. down on the sheet the number of rows specified.  A range with its top
  240. above the cursor is not affected (i.e.  it is not stretched out by this
  241. operation).   It is possible that some data can get pushed off the
  242. bottom of the sheet by this operation.  If this is to occur, the
  243. warning "data will be lost" is given and confirmation to proceed is
  244. requested.  If the bottom of a range is off the sheet but its top is
  245. still on the sheet, the range is lost (i.e.  range is not resized to
  246. fit the sheet).  If you only want to insert one row you can use the
  247. control-L key as a short cut key.
  248.  
  249. The "insert Column(s) ..." menu item is used to insert columns on the
  250. sheet.  You are asked to specify the number of columns to insert.  The
  251. number of columns specified will be inserted at the present cursor
  252. position.  All text, cells and ranges at or to the right of the cursor
  253. are pushed right on the sheet by the number of columns specified.  A
  254. range with its left side or cell with its left side to the left of the
  255. cursor is not affected (i.e.  the cell or range is not stretched out by
  256. this operation).  It is possible that some data can get pushed off the
  257. right edge of the sheet by this operation.  If this is to occur, the
  258. warning "data will be lost" is given and confirmation to proceed is
  259. requested.  If the right side of the range is off the sheet but the
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                                                             page 4-5
  269.  
  270. left side is on or if the right side of the cell is off the sheet but
  271. the left size on the sheet, the range or cell is lost (i.e. The range
  272. or cell is not resized to fit the sheet).
  273.  
  274. The "delete roW(s)" menu item is used to delete rows (or lines) on the
  275. sheet.  You are asked to specify the number of rows to delete.  The
  276. number of rows specified will then be deleted at the present cursor
  277. position and below.  All text, cells and ranges below the deleted rows
  278. are moved up on the sheet the number of rows specified.  For a range to
  279. be deleted by this operation, it must be completely within the rows to
  280. be deleted.  (i.e.  It is not shrunk by this operation.)  If data will
  281. be lost, no warning is given.  If you simply want to delete one row,
  282. you can use the control-Y key as a short-cut key.
  283.  
  284. The "delete coLumn(s)" menu item is used to delete columns on the
  285. sheet.  You are asked to specify the number of columns to delete.  The
  286. number of columns specified will then be deleted at the present cursor
  287. position and to the right.  All text, cells and ranges to the right of
  288. the deleted columns are shifted to the left by the number of columns
  289. specified.  For a cell or a range to be deleted by this operation, the
  290. cell or range must be completely within the columns to be deleted (i.e.
  291. the cell or range is not shrunk by this operation).  If data will be
  292. lost, there is no warning given.
  293.  
  294.  
  295. Cursor Control Keys
  296.  
  297. FREE & EASY provides several ways to move the cursor around the sheet.
  298. These are summarized as follows:  If the cursor is at the edge of the
  299. window, the sheet will scroll up, down, left or right to keep the
  300. cursor in the window.
  301.  
  302. up:          Moves the cursor up one row.
  303.  
  304. down:        Moves the cursor down one row.
  305.  
  306. right:       Moves the cursor right one column.
  307.  
  308. left:        Moves the cursor left one column.
  309.  
  310. pagedown:    Moves the cursor down one window height and scrolls the
  311.              sheet up.
  312.  
  313. pageup:      Moves the cursor up one window height and scrolls the
  314.              sheet down.
  315.  
  316. control-page down: Moves the cursor to the right one
  317.              window length and scrolls the sheet to the left.
  318.  
  319. control-page up:  Moves the cursor to the left one window length and
  320.              scrolls the sheet to the right.
  321.  
  322. home:        Moves the cursor to the start of the row if the cursor is
  323.              not already there. If the cursor is at the start of the
  324.              row, moves the cursor to the top left corner of the
  325.              window.  If the cursor is at the top left corner of the
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                                                             page 4-6
  335.  
  336.              window, moves the cursor to the top left corner of the
  337.              file.
  338.  
  339. end:         Moves the cursor to the end of the row if the cursor is
  340.              not already there.  If the cursor is at the end of the
  341.              row, moves the cursor to the end of the last row of the
  342.              row in the bottom window.  If already there, moves the
  343.              cursor to the end of the last row in the sheet.
  344.  
  345. control-right:  Moves cursor to the start of the next word.
  346.  
  347. control-left:  Moves the cursor to the start of the previous word.
  348.  
  349. tab:         Moves the cursor to the next tab stop (see edit defaults
  350.              to adjust the tab stops).
  351.  
  352. shift-tab:   Moves the cursor to the previous tab stop.
  353.  
  354.  
  355. Find
  356.  
  357. The "Find ..." menu item is used to search the sheet(s) for a certain
  358. piece of text.  The "Find ..." menu item in the "Edit" pull-down menu
  359. leads to the "Find" pop-up menu.   Here you enter the text to find, as
  360. well as the search conditions.  If you highlight a piece of text on the
  361. sheet before you call up this menu and the highlighting is only on one
  362. line, you will note that this text is in the text to be found.  If you
  363. have previously used the find menu, you will see the previous text in
  364. the text to be found.  In any case, you can accept or change the text
  365. to be found.  Any text up to 1000 characters long can be entered here.
  366.  
  367. After inputing the text to find, you set the search conditions.  The
  368. "Match upper/lower" menu item tells FREE & EASY whether to match the
  369. upper and lower case of the text to find with the text in the sheet.
  370. If, for example, the text to find is "Free" then if "Match up/lower" is
  371. set to "yes" then "free" in the sheet would not be found, but if set to
  372. "no" it would be found.
  373.  
  374. The "Whole word" menu item is used to tell FREE & EASY to find the text
  375. by itself if set to "yes" or within another word if set to "no".  If
  376. the find text is "free" then the "free" in "freedom"  will be found if
  377. "Whole word" is set to "no" but will not be found if set to "yes".  If
  378. "Whole word" is set to "yes," the text to find must be bounded by the
  379. edge of the sheet, a space or one of the following characters- . , ? !
  380. ; + - * / ^ .
  381.  
  382. The "Scope" menu item tells whether FREE & EASY should search the
  383. "active file" only (sheet the cursor is in) or "all loaded files" for
  384. the find text.
  385.  
  386. The "Direction" menu item tells FREE & EASY whether it should be
  387. looking "forwards" or "backwards" in the file.
  388.  
  389. Once everything in this menu is as you desire, choose the "Go" menu
  390. item.  If no find expression has been inputed, an error message "No
  391. search expression inputed" will occur.  The search is always started at
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                                                             page 4-7
  401.  
  402. the cursor position and goes forwards or backwards in the sheet
  403. depending on which you have chosen.  The search continues until the
  404. text is found.  When the text has been located, the cursor goes to the
  405. found text and it is highlighted.  If no text is found to match the
  406. find text by the time the start or end of the sheet (depending on what
  407. the "Direction" is set to) is reached, the message "No text found" is
  408. given.  If the search "Scope" is set to "all files loaded", the next or
  409. previous sheet will be searched.  While FREE & EASY is searching, it
  410. displays the name of the sheet it is searching and the line number it
  411. is searching.
  412.  
  413.  
  414. Find Next
  415.  
  416. The "find Next (forwards)" and "find next (Backwards)" menu items are
  417. used to find the next occurrence of the find text most recently
  418. specified in the "Find" menu item.  The short-cut keys F3 and shift-F3
  419. can be used respectively.  These can be useful in stepping through a
  420. sheet and looking at all occurrences of a certain text.  The find
  421. defaults used are those last set in the "Find" menu.  If nothing has
  422. been specified for find text a "no search expression is inputed" error
  423. is given.  The same find options (whole word, match up/lower, etc.) as
  424. specified by the last find operation are used.  If no find text is
  425. specified, the "no search expression inputed" error message is given.
  426. If you highlight some text before using find next and the highlighting
  427. is one line, then the text searched for is the highlighted text.
  428.  
  429.  
  430. Replace
  431.  
  432. The "Replace" menu item in the "Edit" pull-down menu leads to the
  433. "Replace" pop-up menu.  This feature is used as a quick way to change
  434. one occurrence of a certain text with another occurrence.  The "Find"
  435. text is replaced with the "Change to" text.  Several of the menu items
  436. in the "Replace" pop-up menu are the same as in the "Find" pop-up menu.
  437. These include find, match upper/lower, whole word, scope and direction.
  438. These options work the same way as they do in the find feature.  There
  439. are two additional options in "replace."
  440.  
  441. If the "Verify" menu option is "yes" then FREE & EASY asks for
  442. confirmation before making each replacement.  This is the safest way to
  443. use replace as it lets you see each item that is being replaced.  If
  444. "Verify" is set to "no" then all occurrences of the find text are
  445. replaced without question.  You should only use this option with
  446. caution as it is possible to change something in the sheet which you
  447. did not intend to change.
  448.  
  449. If the "Keep line length" menu option is "yes" then the length of the
  450. line where the expression is replaced is kept the same, even if it
  451. means overlapping text which is not meant to be replaced.  If this
  452. option is "no" the line length is adjusted if the "Find" text and
  453. "Change to" text are not the same length.  This can lead to data being
  454. pushed off the edge of the sheet if the "Change to" text is longer than
  455. the "Find" text.  In either of these cases, if replacement will result
  456. in data being lost, a "data will be lost replacing this expression"
  457. warning will be given and confirmation asked in order to replace the
  458. text.
  459.  
  460.